Planejamento diário: como fazer um em 5 passos

Saiba como um planejamento diário pode otimizar a produtividade da sua empresa.

O nosso cotidiano em uma jornada de trabalho pode ser marcado por uma série de imprevistos, intercorrências ou até mesmo erros.

Nesse cenário, o planejamento diário é um guia que não destaca apenas suas tarefas diárias, mas resume a sua jornada para aumentar a sua produtividade no dia a dia.

Além disso, o planejamento diário é um excelente caminho para quem deseja alcançar mais metas, reduzir a ansiedade e o estresse da rotina e ter mais confiança no trabalho.

Neste artigo, vamos explicar o que é um planejamento diário, de que forma essa estratégia pode contribuir com uma melhora nos seus resultados e como fazer um, acompanhe!

O que é um planejamento diário?

O planejamento diário é um organizador de atividades que consiste em dividir as tarefas nos dias da semana, estabelecendo prazos e horários para que sejam cumpridas.

Esse tipo de planejamento, semelhante ao workflow, contribui com o desempenho de todos os envolvidos, ou seja, é capaz de impactar tanto o trabalho individual do colaborador, quanto o trabalho da equipe.

Isso porque tarefas rotineiras que são planejadas e bem executadas tendem a aumentar a produtividade e o engajamento do colaborador que tem um planejamento diário.

Qual a importância de um planejamento diário?

Imagine o seguinte cenário: você acorda, se prepara para começar a jornada de trabalho, pega o celular e vê muitas notificações de e-mails e mensagens de demandas pendentes. Você tem a sensação de que o dia mal começou e já está sobrecarregado, não é mesmo?

Agora, imagine essa outra situação: você acorda, se prepara para começar a jornada de trabalho pegando seu planejamento diário, checa as suas tarefas diárias e prioridades do dia e começa a partir disso.

Conseguiu perceber a diferença? O seu celular pode até estar cheio de mensagens e e-mails, mas você sabe onde cada demanda se encaixa no seu dia e qual é o seu prazo de entrega.

Em resumo, podemos dizer que o planejamento diário garante que os prazos sejam organizados e seguidos, evitando atrasos ou acúmulo de tarefas por consequência da desorganização.  Além disso:

Reduz estresse e ansiedade

A incerteza sobre como será o dia de trabalho pode gerar estresse e ansiedade, por isso o planejamento diário garante que você tenha controle diário e semanal sobre sua demanda.  

Aprimora a eficácia

Com um planejamento diário, é possível estabelecer o nível de prioridade e urgência em cada tarefa, além de indicar qual é o tempo necessário para cada uma.

Contribui com o alcance de metas e objetivos

Esse tipo de planejamento é um sistema para você acompanhar o seu progresso em direção às metas e objetivos, concluindo suas tarefas com mais assertividade.

Melhora a tomada de decisões

Com um planejamento em mãos, você consegue tomar decisões mais rápidas a respeito da sua demanda, pois saberá quais tarefas têm maior nível de prioridade e urgência.

Conheça algumas plataformas que ajudam no planejamento diário

Agora que você já sabe o conceito e qual é a importância de ter um planejamento diário, conheça algumas plataformas que são usadas com essa finalidade:

Asana, Trello e Runrun.it

O Asana, Trello e Runrun.it são softwares de gestão de projetos que consistem em quadros que podem ser movidos entre colunas, organizando suas tarefas nas categorias da sua preferência, como, por exemplo, pendentes e concluídas ou dias da semana.

Além disso, é possível acessar um cronograma detalhado, que mostra todas as tarefas e pessoas envolvidas em cada tarefa, além de ter um painel de controle que permite acompanhar tudo em tempo real.

Any.do

O Any.do é um aplicativo que te ajuda a criar uma lista de tarefas, garantindo que você tenha um dia produtivo, pois emite lembretes para que você saiba que chegou a hora de executar determinada tarefa.

Notion

O Notion é um aplicativo com um estilo de “workspace”, ou seja, uma área de trabalho, e tem todas as funcionalidades de seus concorrentes em seu sistema.

Dessa forma, é possível que o usuário crie seu próprio espaço de trabalho, podendo ser no estilo de kanban, calendário ou lista simples, além da possibilidade de capturar seu fluxo de trabalho e registrar em planilhas e banco de dados. 

Como fazer um planejamento diário em 5 passos?

Usar programas que ajudam na organização de tarefas é uma excelente opção para ter controle sobre sua rotina, no entanto, é necessário seguir alguns passos para usar corretamente esses programas.

Para isso, vamos ensinar como montar um planejamento diário em 5 passos que vai ajudar tanto no seu dia a dia como na utilização de programas de otimização de tarefas, veja:

Defina seus objetivos e metas

O primeiro passo é dedicar um momento para definir quais são seus objetivos e suas metas, dessa forma você conseguirá ter uma direção para seguir.

Faça uma listagem das suas tarefas

Em seguida, liste suas tarefas diárias, anote toda a sua rotina e quais são suas atribuições durante o dia, a semana e o mês.

Distribua suas tarefas por ordem de prioridade

Agora, é o momento de distribuir as tarefas listadas por prioridade, ou seja, organizar quais tarefas têm maior grau de importância, relevância e urgência.

Use programas específicos para organização

Como apresentamos anteriormente, existem diversas ferramentas que ajudam a organizar seu planejamento diário, portanto, depois de definir seus objetivos e metas e listar suas tarefas por ordem de prioridade, você pode usar programas que facilitem a visualização da sua demanda.

Estabeleça prazos realistas

Estabelecer prazos realistas é uma forma de evitar procrastinação e garantir que o seu trabalho seja levado a sério pelo restante da equipe.

Mas, atenção, é fundamental que você coloque prazos que se encaixem na sua rotina diária.

Conclusão

Fazer um planejamento diário combinado com flow pode proporcionar resultados satisfatórios no âmbito profissional.

Além de contribuir com a sua organização profissional e, consequentemente, na sua organização pessoal.

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