Workflow: o que é e 10 motivos para adotar esse sistema

Saiba como o workflow pode aumentar a eficiência da sua empresa.

Em meio à concorrência, as empresas buscam funcionar de forma eficiente e sem erros, afinal, para ser referência e se destacar, é fundamental manter um padrão de qualidade.  

Por esse motivo, os processos devem fluir de forma prática, a fim de garantir que todos os colaboradores entendam suas responsabilidades em cada tarefa a ser desempenhada, bem como prazos, rotinas e atribuições.

Podemos ressaltar, inclusive, que no universo do marketing digital, um plano de marketing pode envolver muitas pessoas e muitas tarefas, por isso se faz necessário atribuir um workflow.  

Nesse contexto, surge o conceito de workflow, em que sua tradução literal é “fluxo de trabalho”, ou seja, um mecanismo que contribui com um trabalho mais claro e objetivo.

Neste artigo, vamos explicar o que é workflow, falar dos benefícios dessa técnica e apresentar 10 motivos para você adotar esse sistema em sua empresa, acompanhe!

O que é workflow?

O workflow representa a maneira que as pessoas realizam o trabalho, em que pode ser ilustrado como uma série de etapas a serem concluídas.

Em outras palavras, o workflow nada mais é do que o trabalho em si fluindo de forma eficiente, ou seja, tarefas concluídas e bem desempenhadas por meio de um processo.

Vale ressaltar que o workflow pode ser executado sozinho ou em equipe, afinal funciona como um diagrama para separar cada tarefa a ser executada.

No entanto, não confunda workflow com projeto, pois o projeto é a união de várias tarefas, ao passo que o workflow é uma cadeia de tarefas que acontecem em sequência.  

Acompanhe o exemplo de como funcionou o workflow da produção desse artigo para o blog do nosso site:

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Quais são as vantagens do workflow?

O workflow é uma técnica que garante diversos benefícios para a sua empresa, dentre eles podemos destacar:

• Agilidade no gerenciamento de tarefas;
• Maior fluidez no desenvolvimento de processos;
• Diminuição de erros e burocracias desnecessárias;
• Otimização do tempo e dos serviços desempenhados;
• Redução de gastos e investimentos;
• Comunicação simplificada.

Como funciona o workflow?

AD HOC

Esse processo é manual e simples, em que os itens podem ser remanejados de acordo com a necessidade e de acordo com as regras e procedimentos estabelecidos por sua empresa.

Administrativo

Esse tipo tem relação com processos burocráticos, ou seja, aqueles que estão coordenados às demais tarefas empresariais, podendo ser simplificado pelo workflow, possibilitando uma melhor organização das informações.

Produtivo

Esse é referente aos processos que podem ou não ter intervenção de pessoas, ou seja, aqueles repetitivos e com maior complexidade, os quais exigem níveis maiores de qualificação.

Colaborativo

Neste caso, os processos envolvem o trabalho cooperado por diversos departamentos da empresa, mas que têm um objetivo em comum.

Esse processo é o mais completo, pois envolve diversos times com habilidades que podem ser exploradas de maneira colaborativa.

Transacional

Neste caso, os processos de trabalho são tarefas realizadas de maneira conjunta, mas em unidades diferentes, com o objetivo de garantir uma maior confiabilidade e exatidão na aplicação.

Como criar um workflow?

Para criar um workflow, é essencial conhecer muito bem todos os processos internos da sua empresa, pois dessa forma é possível ter um diagnóstico real sobre o seu negócio.

Após essa etapa, é hora de definir os responsáveis por cada parte do projeto, a fim de manter o controle do desenvolvimento de cada atividade.

Portanto, defina o início do projeto, liste as tarefas e ações a serem realizadas e sinalize qual é o objetivo final, veja o passo a passo resumido de como criar um workflow:

• Conheça os processos da sua empresa;
• Defina os responsáveis por cada tarefa;
• Indique o início de cada projeto;
• Faça uma lista de tarefas e ações;
• Determine o final de cada ação.

Quais metodologias auxiliam o workflow?

Existem ferramentas online de workflow que podem auxiliar as empresas no dia a dia, como: 

• Runrun.it 
• Monday
• RD CRM – Foco para workflow de setores comerciais e time de vendas

Além disso, existem metodologias que contribuem com o nível de conhecimento da sua equipe, mas precisam ser aplicadas com precisão para terem êxito, saiba quais são: 

Ciclo PDCA

O ciclo PDCA é implementado para melhorar a qualidade e eficiência dos processos na gestão de projetos, no ciclo de vida de produtos e na cadeia de suprimentos e de pessoas, suas etapas são:

• Planejar (Plan): definição do problema que precisa ser solucionado, levantamento de dados relevantes e identificação da origem do problema;
• Fazer (Do): desenvolvimento e implementação de uma solução e determinação da medida ideal para analisar sua eficácia;
• Checar (Check): confirmação dos dados e comparação das informações;
• Agir (Act): documentação de todos os resultados, feedback aos envolvidos sobre as mudanças e apontamento de sugestões para soluções no próximo ciclo PDCA.

Diagrama de Ishikawa

O Diagrama de Ishikawa, conhecido como Diagrama de Causa e Efeito, é uma ferramenta aplicada para identificar as causas de um problema específico.

Esse diagrama é formado por uma linha horizontal principal que determina o problema em questão e tem ramos laterais que mostram as causas desse erro. Em seguida, desses ramos laterais surgem pequenas ramificações que são as subcausas da falha.

A aplicação correta dessa metodologia pode resultar em uma gestão eficiente da qualidade, permitindo uma perspectiva simples e objetiva de um problema.

10 motivos para adotar o workflow em sua empresa

1. Clareza e eficácia na comunicação com todos envolvidos
2. Dados e informações importantes atualizadas em tempo real
3. Transparência e definição de responsabilidade
4. Identificação e eliminação de erros que comprometem o desempenho
5. Redução de custos operacionais e aumento da produtividade da equipe
6. Foco em atividades que geram mais valor para a empresa
7. Aumento da satisfação e fidelização do público-alvo
8. Tomada de decisões mais assertiva
9. Melhoria contínua nos processos da empresa
10. Trabalho em equipe facilitado

Conclusão

Deu para notar que o workflow é um excelente sistema para otimizar diversos processos em sua empresa, não é mesmo?

Além disso, essa técnica permite que você reduza gastos desnecessários e aumente a eficácia da sua equipe.

Portanto, podemos afirmar que o workflow é uma excelente ferramenta para melhorar o trabalho em equipe, melhorando a comunicação interna, e alcançar os resultados desejados.

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