Mapeamento de processos: o que é quais as vantagens

Saiba como o mapeamento de processos pode contribuir com o fluxo de trabalho.

Todo empreendedor busca simplificar e otimizar processos, a fim de obter mais resultados com menos recursos.

No entanto, essas tarefas são complexas, pois exigem estratégia, informação e uma visão geral de todos os recursos e etapas de cada atividade.

Nesse cenário, o mapeamento de processos é uma ferramenta ideal que comunica as informações de forma clara, eficiente e organizada, buscando entender quais são os principais processos do negócio, a fim de realizá-los corretamente, de maneira que não prejudiquem os resultados.

Continue a leitura para saber detalhadamente o que é mapeamento de processos, quais são seus objetivos e como começar a fazer hoje mesmo!

O que é mapeamento de processos?

O mapeamento de processos é uma ferramenta de planejamento e gerenciamento que apresenta, por meio de um diagrama, o fluxo de trabalho de uma empresa e seus responsáveis.

Essa ferramenta é um recurso que simplifica e transparece a cadeia de valor do seu negócio.

Com um mapeamento, é possível organizar o tempo de cada atividade, gerenciar tarefas, melhorar a comunicação interna e entender quais processos podem ser melhorados, o que contribui com o alcance satisfatório de resultados.

Em resumo, o mapeamento de processos é capaz de identificar quais são as tarefas, quem é responsável por cada tarefa e qual é a ordem que as atividades são desenvolvidas, trazendo diversos benefícios para a empresa.

Para realizar o mapeamento, é necessário se basear em três princípios, sendo eles: a geração de valor agregado, o aumento da qualidade e a garantia da produtividade.

Quais são os objetivos do mapeamento de processos?

O mapeamento de processos tem como objetivo definir com exatidão o que acontece em um processo e como funciona sua organização.

Realizar o mapeamento das atividades e dos responsáveis ajuda a identificar a sua forma mais eficiente, além de identificar possíveis gargalos ou etapas que são desnecessárias.

Em outras palavras, o mapeamento permite que a empresa tenha uma percepção ampliada sobre como uma tarefa é realizada, quais são seus resultados e qual a melhor forma de desempenho.

Quais são as vantagens do mapeamento de processos?

São diversas vantagens para o negócio, afinal o mapeamento é um fluxograma simples que apresenta a dinâmica de funcionamento da sua empresa. Além disso, o mapeamento:

• Contribui com a melhora no atendimento ao cliente;
• Elimina as etapas desnecessárias;
• Traz clareza sobre o estado de cada atividade;
• Melhora e simplifica a comunicação interna;
• Promove consistência nas atividades;
• Torna os processos mais transparentes para todos os envolvidos;
• Identifica melhorias e onde a automação pode ser aplicada.

Como fazer um mapeamento de processos?

Agora que você já sabe o que é mapeamento de processos, quais são seus objetivos e vantagens, vamos ensinar o passo a passo para você fazer um em sua empresa, confira!

Identifique quais processos serão mapeados

O primeiro passo é ter uma visão geral da sua empresa para entender quais processos precisam ser mapeados.

Em outras palavras, é necessário ter um objetivo em mente, por exemplo: quero melhorar e otimizar a demanda de entregas do departamento de marketing.

Dessa forma, você entende que é necessário entender o fluxo da demanda de entregas do departamento, o que reduz seu escopo e potencializa seu foco.

No geral, você pode identificar os processos da sua empresa de 3 formas:

• Reativa: caso sua empresa esteja acumulando erros ou prejuízos e você está na busca de descobrir os gargalos;
• Estratégica: caso você queira fazer uma revisão estratégica nos processos vitais da empresa;
• Centrada no cliente: caso você queira melhorar o atendimento, garantindo a satisfação do cliente e, com isso, fidelizar.  

Escolha a sua equipe

Além de mapear quais serão os colaboradores envolvidos em cada atividade, é fundamental que você tenha a cooperação da sua equipe, pois a própria equipe pode ter insights de como melhorar cada processo.

Crie uma representação gráfica do processo definido

Agora, reúna as informações, faça as análises e crie o mapa de processos de acordo com o layout ou metodologia que você escolheu, que pode ser um fluxograma, mapa de cadeia de valor, diagrama de raia, mapa de fluxo de valor ou até mesmo um software para gerenciamento de processos e negócios, que possibilita um mapeamento de forma digital e interativa.

Vale ressaltar que é possível fazer um mapeamento utilizando ferramentas simples como o Microsoft Office, por exemplo o Excel e o Word.

Revise para que todos os elementos estejam corretos

É fundamental que você se certifique de que todos os elementos estejam corretos, por isso revise todas as atividades e garanta que as posições estejam nos locais corretos.

Estude melhorias e otimizações

Com o mapa de processos em mãos, é hora de estudar e analisar para fazer o levantamento de melhorias e otimizações.

Monitore os resultados

Após a aplicação das melhorias, é necessário monitorar os resultados para saber se as análises e aplicações deram certo.

Para isso, é preciso verificar periodicamente os indicadores de performance. Por isso, você pode ter a tecnologia como aliada, como um sistema de gestão, que é uma solução que auxilia no mapeamento de processos e monitoramento de resultados, além de integrar os dados de diferentes setores e produzir relatórios completos.

Conclusão

Caso você esteja buscando meios para otimizar processos, alinhar sua equipe e tornar os fluxos de trabalho mais eficientes, agora já sabe que o mapeamento de processos pode ser uma ferramenta muito útil para você.

Lembre-se que projetar bons fluxogramas vai permitir que a sua empresa compreenda melhor cada atividade e torne a comunicação entre os colaboradores mais clara e efetiva.

Outra dica para otimizar a produtividade da sua empresa é fazer um planejamento diário!

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