Pauta de reunião: o que é e como fazer uma eficaz

Saiba a importância de montar uma pauta de reunião para deixar suas reuniões mais produtivas.

Fazer reuniões, seja de kick off, de planejamento, de brainstorming, ou qualquer outro tipo de reunião, são ações comuns em qualquer empresa.

No entanto, uma reunião sem pauta pode deixar os participantes perdidos, afinal não saber qual é o assunto da reunião e nem o que esperar dela não é agradável.  

Por esse motivo, saber como montar uma pauta de reunião é um excelente caminho para assegurar que todos os participantes entendam o propósito da reunião e fiquem bem informados, garantindo que a reunião seja mais produtiva e assertiva.

Neste artigo, vamos explicar em detalhes o que é uma pauta de reunião, qual é a sua importância, como fazer uma e apresentar alguns modelos, acompanhe!

O que é uma pauta de reunião?

Uma pauta de reunião é um documento que reúne todos os tópicos que serão abordados durante uma reunião.

Pode parecer simples, mas os resultados de uma pauta de reunião fazem a diferença no plano geral da empresa.

Em alguns casos, quando as reuniões não são planejadas, elas poderiam ser simplificadas em e-mails, poupando o tempo de todos os envolvidos.

Além disso, começar uma reunião sem planejamento tem o risco de não alinhar todos os pontos necessários.

São nesses cenários que entram a pauta de reunião, em que a pessoa responsável pela reunião anota todos os assuntos que serão discutidos, podendo colocar em ordem de prioridade e determinando um tempo para cada assunto.

Qual a importância de montar uma pauta de reunião?

Além de ser um roteiro que organiza o fluxo da reunião, otimiza o tempo e aumenta a eficiência nas discussões, possibilitando que os envolvidos se preparem com possíveis objeções dos assuntos, a pauta de reunião tem outros benefícios, como:

Estruturar e organizar

Uma pauta bem definida proporciona uma estrutura clara para a reunião, garantindo que a reunião seja assertiva e mantenha o foco nos assuntos necessários e importantes.

Garantir o progresso

A pauta de reunião é um documento que direciona a conversa, pois apresenta quais assuntos são prioridades, o que contribui para que a reunião não fique muito tempo em um único assunto ou em assuntos desnecessários, garantindo o progresso e assertividade da reunião.

Facilitar a comunicação

Uma pauta bem estrutura facilita a comunicação de todos os participantes, pois, como falamos anteriormente, quando a pauta é apresentada antes da reunião, os envolvidos conseguem levantar possíveis questionamentos para que não fique nenhuma dúvida.

Aumentar a eficiência e produtividade

Fornecer uma estrutura clara e organizada para todos os envolvidos é uma forma de otimizar o tempo, aumentando a eficiência e produtividade da sua equipe, com discussões mais direcionadas e tomadas de decisões mais certeiras e rápidas.

Como fazer uma pauta de reunião eficaz?

Como falamos anteriormente, a pauta de reunião é mais simples do que parece, por isso, vamos apresentar um passo a passo para você seguir toda vez que for montar uma, veja:

• Analise se a reunião é realmente necessária;
• Estabeleça o objetivo e defina o tema da reunião;
• Defina quais serão os assuntos e coloque em tópicos;
• Faça o levantamento dos participantes;
• Indique um tempo médio para cada assunto;
• Separe um tempo para dúvidas e trocas de ideias;
• Revise o documento e elimine o que não é necessário;
• Envie a pauta com antecedência.

Conheça 2 modelos de pauta de reunião

Veja 2 modelos e um checklist que você pode utilizar como referência na hora de montar sua pauta de reunião:

Agenda de reunião

A agenda de reunião é um modelo mais comum, em que é possível enviar uma mensagem ou um e-mail de convite junto com a pauta, que pode estar no corpo do e-mail ou um documento anexado, o qual pode ser feito no Word.

Nesse documento, o checklist que você pode seguir é o seguinte:

• Objetivo/tema da reunião;
• Formato online ou presencial;
• Data, hora e local;
• Assuntos e participantes;
• Subtópicos (quando necessário);
• Outras informações relevantes e específicas.

Além do Word, você pode utilizar outras ferramentas como o Google Docs e o Evernote.  

Quadro kanban

Para quem tem reuniões recorrentes, o quadro kanban pode ser a melhor opção, pois é possível transformar cada tópico em um cartão e organizar em colunas.

Em cada cartão, você pode colocar os mesmos detalhes do modelo anterior e separar em categorias, como, por exemplo, “pendentes”, “em discussão” e “resolvidos”.

A ideia no quadro kanban é que você consiga mover todos os seus cartões para a coluna de “resolvidos”.

Alguns aplicativos que utilizam o quadro kanban e possibilitam a interação de equipes são o Trello e Runrun.it .

Conclusão

No geral, a pauta de reunião é uma forma de demonstrar que você se importa com o tempo da sua equipe e que os assuntos são realmente importantes.

Além disso, todos ficam sabendo quais assuntos serão discutidos e quais assuntos não serão discutidos, evitando frustrações ou expectativas.

Uma boa pauta deve conter o propósito da reunião, quem vai participar dessa reunião, qual será a duração de cada assunto e uma visão geral do que é esperado da reunião.

Lembre-se de destinar um tempo para um debate de ideias, a fim de garantir que todos tenham espaço para colaborar com ideias e questionamentos. Vale ressaltar que ATA e pauta de reunião têm conceitos e propósitos diferentes, pois a ATA é feita após a reunião, informando tudo o que foi deliberado e concluído, além de indicar se existe um plano de ação ou se ficou algum assunto pendente, ao passo que a pauta de reunião é feita antes da reunião, em que é preciso listar os assuntos que serão discutidos durante a reunião, qual a ordem de prioridade e o tempo médio de cada tópico.

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